Badan Pengawas dan Senat memulai jabatannya pada 13/04/2022. Nehemia H.W sebagai ketua Senat, dan Kelphin Owen sebagai Ketua Badan Pengawas menjadi calon tunggal untuk melanjutkan tongkat estafet keorganisasian KMUP. Hingga saat ini sudah empat bulan mereka menjabat, bagaimana kinerjanya?
Visi Misi Ketua BP dan Ketua Senat
Sumber: Instagram @bp.kmup
- Alur Birokrasi Masih Perlu Perbaikan
Terlampir pada tulisan LPM Gema Alpas “Enam Bulan Masa Kerja BP dan Senat” yang dipublish pada Agustus 2021 terdapat kendala yang menyulitkan perihal alur birokrasi. Namun ternyata, kendala tersebut kembali terjadi pada periode saat ini. Hambatan mengenai revisi surat ke Sekretaris Bidang (Sekbid) membuat UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) merasa dipersulit seperti proses lamanya pengecekan surat, koordinasi antara Sekbid dan Sekretaris Umum (Sekum) yang kurang dan sistem revisi yang dirasa menghambat. Lamanya pengecekan surat dirasakan oleh Dimas Adji Pangestu selaku Ketua UKM Taekwondo. Ia menjelaskan bahwa kendala revisi pernah terjadi pada 25 Mei 2022 di mana saat itu revisi tersisa beberapa kata namun tidak langsung direvisi sehingga harus menunggu beberapa hari karena tertahan oleh Sekretaris Bidang 2. Padahal seharusnya bisa direvisi dengan cepat agar dapat langsung naik ke Sekum. Karena hal tersebut Dimas memutuskan untuk turun tangan langsung menemui Sekbid 2 agar cepat dilakukan pengecekan.
Surat merupakan hal penting dalam memulai program kerja maupun kegiatan harian UKM. Tetapi sangat disayangkan kurang tanggapnya Sekbid menjadi kendala utama dalam tahap persiapan terpenting guna berjalannya Proker (Program Kerja) UKM. Olivia selaku Ketua UKM Karate menjelaskan revisi yang diberikan Sekbid tidak sekaligus, misalnya saat revisi yang pertama tidak ada yang salah, namun pada saat revisi tahap kedua terdapat kesalahan yang perlu diperbaiki, “Kenapa tidak sekalian direvisi saja dari awal?” Jelas Olivia. Pengecekan yang tidak dilakukan sekaligus mengakibatkan pengunduran kenaikan surat.
Masalah serupa juga dilakukan oleh Sekretaris Bidang 4, Yogi Dwi Utomo. Ketua UKM RnD, Rizaq Afani menjelaskan, “Masalah administrasi seperti peminjaman gitu masih kurang baik. Bidang 4 nya masih kurang tanggap yang di mana Diklat saja kemarin ingin minjem ini itu akhirnya tidak jadi karena belum direvisi.”
Tak hanya lambat dalam melakukan pengecekan, barang yang dipinjam tidak diberikan padahal surat sudah diterima. Hal ini dialami oleh UKM Karate. “Pada saat itu, suratnya sudah di acc, namun ternyata barang yang dipinjam tidak tersedia,” ucap Olivia.
Senat KMUP memiliki kebijakan jam kerja yang diterapkan pada jajaran anggotanya. Menurut pernyataan Ketua Senat, Nehemia Pardede, “Untuk jam kerja mereka itu dari jam 13.30 sampai jam 20.00 yang sudah di sepakati.” Namun, hal ini menjadi penilaian bagi beberapa UKM, salah satunya UKM Bola. Grinaldi sebagai Ketua menyampaikan, dengan adanya jam operasional ini tidak menutup kemungkinan akan terjadi keterlambatan, belum lagi Sekbid yang seringkali terlambat dari waktu yang dijanjikan. “Misalnya janjian sama Sekbid jam berapa tapi ternyata Sekbidnya ngaret, jadi terpaksa harus mundur semua jadwalnya.” Ujar Sandra Loretta Suherman, Ketua UKM PMB yang mengalami kendala yang sama.
- Pentingnya Kesadaran Peningkatan Koordinasi
Sistem koordinasi dibutuhkan agar kerjasama terlaksana dengan baik. Pada periode ini, beberapa UKM menganggap sistem koordinasi Senat dan BP aman namun harus lebih ditingkatkan. Pasalnya, dari awal menjabat hingga saat ini rapat koordinasi bersama dengan UKM maupun lembaga fakultas masih terbilang sedikit.
Rapat koordinasi menjadi landasan komunikasi yang berguna untuk pendekatan, penyampaian aspirasi, keluhan, saran dan lainnya serta meminimalisir mis komunikasi yang kian terjadi. Hal tersebut juga disadari oleh Owen selaku ketua BP dalam pernyataannya, “Mungkin ini si contoh mis komnya itu kita kurang adanya komunikasi, kurang adanya pertemuan, kurang adanya rapat koordinasi, paling juga BPM-BPM bisa menyebutkan adanya kurang komunikasi dan koordinasi.” Karenanya, rapat koordinasi antara BP dengan BPM fakultas baru terjadi sekali pada Senin, 13 Juni 2022.
“Paling kalau untuk saran dari kita itu mereka harus ada kunjungan kerjalah, kan waktu itu di dua periode sebelumnya sering ada, jadi observasi di setiap fakultas.” Jelas Ketua BPM Pariwisata, Giffari Maulana Putra. Hal ini perlu dilakukan sebagai upaya pendekatan dan juga agar BP mengetahui kendala apa yang dirasakan seperti keluhan, aspirasi dan lainnya. “Jadi kaya mereka yang menanyakan bukan kita yang dateng ke BP, setau saya kaya gitu sebenernya ya. Dari pusat harus bisa menyongsong ke pihak-pihak bawahnya,” lanjutnya.
Selain itu, penyebaran undangan rapat seringkali mendadak. Hal ini dijelaskan oleh Ketua Sema FIKom, Yoffina Sabrina, “Mereka koordinasi sih koordinasi tapi ada beberapa hal yang gue highlight belum lama terjadi mereka ngasih undangan h-jam dan itu ngga sekali tapi dua kali.”
Tak hanya terlambat menyebar undangan rapat, salah satu fakultas bahkan merasa tidak diundang dan tidak dianggap. “Dari FPar sendiri Senat tuh kurang ngerangkul aja kaya nyepelein gitu apalagi kalo setiap rapat-rapat koordinasi atau apapun itu. Tentang rapat, FPar itu selalu lupa dikasih surat undangan gitu lho. Terus udah gitu kalo misalkan rapat itu aku taunya dari fakultas lain gitu jadinya kurang aja apa karna ada masalah kurang ngerti juga,” jelas Alycia Cinta Widyaqsha, Ketua Sema FPar.
Kurangnya koordinasi dirasa juga terdapat dalam internal kelembagaan sendiri, antara ketua Senat dan BP dianggap tidak satu suara. Ketua Sema Fpsi, Farah Ridzky Ananda menyampaikan, “Gue selalu merasa setiap ada satu rapat yang lebih dominan untuk bicara tuh salah satu di antara mereka gitu lho, gak ada keseimbangan. Dan gue tuh maunya kaya yaudah lu dua-duanya nyatuin suara, terus udah ngomongnya sama, jangan sampai ada yang terlihat ada yang mendominasi gitu.”
Kurangnya sinergi terlihat dari adanya perbedaan pendapat dari Nehemia dan Owen mengenai kajian kenaikan dana kemahasiswaan. Berdasarkan pemaparan Nehemia, ia menjelaskan proses kajian ini sudah berjalan dan Owen sempat meminta data keuangan lima tahun terakhir ke rektorat. Sedangkan berdasarkan pernyataan Owen, proses kajian ini belum dimulai dan masih tahap komunikasi dengan Zulfikar Luthfi, selaku Ketua BP periode 2019/2020. Pernyataan ini bertolak belakang dengan pernyataan Nehemia.
Misi Ketua Senat untuk mewujudkan internal organisasi yang profesional di dalam jalinan kekeluargaan sebagai peningkatan kualitas kinerja dan tata kelola organisasi, tidak sesuai dengan kenyataannya. Tidak serempaknya omongan dan gerakan dari Senat dan BP menunjukkan kurangnya koordinasi dan kerja sama antar keduanya. Lantas, bagaimana dengan upaya mewujudkan internal yang profesional jika tidak adanya sinergi di dalamnya?
- Kekosongan Selama 3 Bulan Lamanya
Terhitung dari pembukaan pendaftaran Ketua Senat dan BP periode 2021/2022 pada Desember 2021 hingga terpilihnya ketua pada Maret 2022, terjadi kekosongan jabatan selama 3 bulan. Kekosongan ini menjadi keresahan di masing-masing UKM dan lembaga fakultas. Imbasnya, plotingan dana kemahasiswaan, aspirasi mahasiswa, hingga banyak kegiatan tersendat karena kursi kelembagaan belum terisi. Persiapan yang kurang dalam menentukan kandidat serta minimnya antusias untuk menjadi Ketua BP dan Senat menjadi penghambat pembentukan kabinet kerja yang baru.
UKM yang sudah melakukan roda organisasi lebih dulu begitu merasakan dampaknya. Timeline yang disusun berubah, program kerja UKM tidak sesuai rencana karena birokrasi surat maupun administrasi tidak dapat dilakukan. Program kerja UKM yang sudah berjalan mau tak mau harus mencari dana bantuan karena dana baru cair ketika Ketua telah terpilih dan administrasi baru dapat dilakukan.
UKM Taekwondo merasa kebingungan selama kekosongan, Addin Anugrah selaku Wakil Ketua menyatakan bahwa hal ini berdampak pada proker Diklat yang akan dilaksanakan. Ia juga sempat konsultasi kepada Senat demisioner dan disarankan untuk melalui Ketua BAJA, namun malah saling lempar hingga ia langsung koordinasi dengan Kemahasiswaan Rektorat. Hal yang sama dirasakan UKM Siaran Terbatas Universitas Pancasila (STUPA). Dimasatria Devara selaku Wakil Ketua menyampaikan, “Bisa disebut kalo di STUPA itu Capung (Calon Punggawa) ada sekitar 200 peminat dan berkurang karena ada kekosongan tersebut hingga 20 orang doang gara-gara kekosongan lama jadi punggawa barunya juga lama nungguin untuk keputusan Diklatnya.”
Kelembagaan fakultas pun kian terkena dampak. Seperti yang disampaikan Daud, Ketua Sema Fakultas Teknik (FT) bahwa tentu saja hal tersebut membawa dampak terhadap Sema ataupun BPM FT, seperti bentroknya timeline kaderisasi fakultas yang terpaksa harus direschedule hingga koordinasi Pemilihan Mahasiswa Berprestasi (Pilmapres) yang langsung kepada pimpinan tanpa adanya jembatan dari kelembagaan itu sendiri.
Menurut penjelasan dari ketua Senat maupun BP, alasan terjadinya kekosongan dikarenakan banyak kendala seperti banyak yang sudah mulai magang sehingga waktu yang tidak fleksibel, sudah lulus, faktor pandemi, hingga kesibukan akademik lainnya. Namun, alasan ini terdengar terlalu klise karena kekosongan tidak hanya satu hingga dua bulan saja.
Sistem kaderisasi melalui LKMM pun menimbulkan pertanyaan. Hal ini memperlihatkan bahwa kaderisasi periode tahun lalu dinilai kurang. Lalu, bagaimana dengan minat organisasi Mahasiswa UP lainnya? Tentunya Sangat disayangkan karena bibit ketua selanjutnya baru terlihat setelah dampak kekosongan semakin buruk.
Lantas, apakah antusiasme Mahasiswa Universitas Pancasila hilang hingga kursi Lembaga Mahasiswa kosong untuk waktu yang cukup lama?
- Penurunan Dana Kemahasiswaan
Berbagai keterlambatan harus dikejar ketika kursi kelembagaan sudah terisi, salah satunya terkait plotingan dana. Namun, pada periode ini terdapat penurunan dana kemahasiswaan sekitar 12% karena jumlah mahasiswa baru Universitas Pancasila menurun. Sistem plotingan dana tidak disetujui oleh beberapa UKM karena dianggap kurangnya transparansi. Solusi yang diberikan yaitu dengan membuat kajian kenaikan dana kemahasiswaan. Tetapi kajian ini baru pada tahap pencarian data dan tidak bisa dipastikan akan terealisasi di periode ini atau tidak.
Dampak yang dirasakan UKM dengan menurunnya dana kemahasiswaan adalah adanya pemotongan beberapa program kerja. Hal ini begitu disayangkan karena harus menyesuaikan program kerja yang telah disusun dengan kebijakan tersebut ditambah periode ini terbilang pendek.
Salah satunya, UKM Pancasila Scooter (PAS) yang terpaksa menganulir beberapa program kerja. “Karena dilihat dari dana kemahasiswaan yang turun, terdapat satu proker yang terpaksa dipotong, yaitu balap vespa yang memerlukan dana yang cukup besar.” Jelas Rama, Ketua UKM PAS.
Nehemia beranggapan bahwa dengan terbatasnya dana yang didapat, seharusnya tiap UKM mempunyai inisiatif untuk mencari dana secara mandiri. “Kenapa UKM tidak pernah berfikir memiliki dana mandiri. Contoh seperti sponsor, danusan. Kok dankem turun malah merangak-rangak,” ucap Nehemia.
Nyatanya, UKM pun memiliki usaha demi berjalannya proker yang dimiliki. Ketua UKM Satuan Kegiatan Islam (SKI), Yuprastino Muhammad Furqon menyampaikan turut merasakan dampaknya hingga harus mencari dana agar proker bisa berjalan. “Kita harus mencari cara, mencari dana lah supaya proker kita tuh berjalan. Salah satunya yaitu jualan, paid promote, dan lain-lain.”
- Selain dari permasalahan yang dirasakan, adakah inovasi baru yang dimiliki periode ini?
Saat ini, BP KMUP telah menyelesaikan satu kajian yaitu “Kajian Kekerasan Seksual” yang disebarluaskan pada 21 Juni 2022 melalui Instagram @bp.kmup. Sedangkan kajian lainnya masih berada pada tahap awal, seperti kajian terkait harmonisasi KMUP, kenaikan dana kemahasiswaan dan juga beasiswa non akademik. Menurut pemaparan Ketua BP, kajian belum disebarluaskan karena beberapa alasan.
“Pertama progres, yang kedua kita masih nyari referensi sih. Karena kan nyari referensi kita harus buka komunikasi dengan kampus-kampus lain juga. Dan juga kita nyari data dari internet juga sih di validasi datanya.” Ucap Owen.
Selain BP, Senat juga memiliki kajian sendiri yaitu “Kampus Merdeka Terhadap Lembaga Kemahasiswaan” yang masih di proses, dan akan diberikan ke BP jika sudah selesai.
Selama kurang lebih 4 bulan menjabat, UKM dan kelembagaan fakultas belum melihat adanya inovasi sedangkan waktu periode terbilang sisa sebentar lagi. “Sejauh ini sih gue belum lihat ya adanya inovasi-inovasi baru, sejauh ini masih sama aja ya.” Tutur Farah, Ketua Sema FPsi.
- Periode Singkat, Bagaimana Realisasi Visi Misi?
Keputusan untuk periode singkat pada kabinet kerja saat ini begitu disayangkan oleh berbagai UKM dan Kelembagaan hingga menimbulkan pro kontra. Sebagian setuju keputusan ini untuk memperbaiki roda organisasi. Namun, mayoritas menyayangkan karena keterlambatan kenaikan yang terjadi ditambah dengan waktu yang singkat. Hal ini membuat berbagai program kerja Senat yang tidak terlaksana.
Marthin selaku BPM FT mengatakan, “Mereka juga jadi sulit berinovasi terhadap proker yang ada karena waktu singkat yang mereka punya.”
UKM dan lembaga fakultas memiliki harapan untuk kinerja Senat dan BP periode ini agar lebih baik dari periode sebelumnya. Rizaq Afani, Ketua UKM RnD mengharapkan agar lebih tanggap dan transparansi dengan apa yang terjadi di kampus dan tidak hanya berfokus pada proker mereka tetapi juga pada kesejahteraan mahasiswa.
Selain itu, Vina Aprilina Hidayat selaku Ketua Sema FEB juga menyampaikan “Saya harap di waktu yang singkat ini hal yang paling penting bisa kita benahi yaitu pembenahan kaderisasi.”
“Harapan lainnya seperti lambatnya tindakan Senat BP semoga bisa dibenahi kembali,” lanjutnya.
Dari lamanya kekosongan jabatan hingga terpilihnya Nehemia dan Owen sebagai Ketua yang menjalankan periode singkat, akankah mereka dapat mencapai visi dan misi serta memaksimalkan kinerja mereka?
Oleh: Tim Redaksi LPM Gema Alpas
