Pada 17/02/2021, BP dan Senat KMUP memulai masa jabatannya. Ricky Sinaga sebagai Ketua Senat dan Yehezkiel Bimo sebagai Ketua BP terpilih. Aturan Umum (Atum) dan Aturan Khusus (Atus) yang tertulis menjadi kiblat peraturan kelembagaan, apa saja masalah yang masih belum teratasi selama 6 bulan awal mereka menjabat?
Alur Birokrasi yang Lemah, Persulit Beberapa UKM
Alur Birokrasi yang sudah direncanakan sesuai dengan PPLK (Petunjuk Pelaksanaan Lembaga Kemahasiswaan) serta disetujui bersama namun masih ada beberapa UKM yang merasa kesulitan sehingga terdapat keluhan dari anggota UKM.
Pengecekan surat diakui oleh beberapa UKM lambat dan membuang waktu. Surat yang sudah masuk pada Sekertaris Umum seringkali mendapatkan revisi lagi yang cukup banyak dimana sebelumnya sudah melalui pengecekan oleh Sekertaris Bidang yang juga memiliki acuan yang sama yaitu PPLK. “… kalo revisi tuh kaya udah kelar revisi di sekbid eh ternyata masih ada revisi lagi di sekum, maksudnya kenapa ga sekalian aja gitu?” ujar Julio, Ketua UKM Photo UP. Hal ini membuktikan bahwa tidak efektifnya alur birokrasi yang ada.
Sekertaris salah satu UKM Olahraga pun mengatakan bahwa ia sering mendapat instruksi untuk memperbanyak surat dalam bentuk cetak meskipun setelahnya revisi datang lagi dari sekertaris Umum Senat. Kertas terbuang sia-sia, namun tanggapan yang diberikan adalah merekomendasikannya untuk dijadikan kertas recycle saja.
Sebenarnya kebijakan recycle kertas sudah diterapkan hampir semua UKM yang berada di Universitas Pancasila, dan juga sudah bukan lagi hal baru hingga terus menerus mendikte untuk melakukan hal tersebut.
PPLK sempat menjadi perbincangan dikalangan UKM, beberapa masalah muncul seperti revisi surat diharuskan menggunakan PPLK baru. Di mana PPLK baru ini pada saat itu belum diterima, bahkan masih dalam proses perumusan yang dilakukan oleh Senat dan BP. Salah satu ketua UKM Olahraga memberi tanggapan, “Kalau waktu naikin surat udah mepet kegiatan, ku suruh aja sekre ku buat ikutin (arahan Senat). Biar cepet aja, tapi kalo gak mepet kegiatan, aku minta sekertarisku buat ikutin PPLK lama”.
Penyusunan PPLK pada tahun ini berbeda dari tahun sebelumnya karena masa pandemik. Maka dari itu, di periode ini baru disahkan pada 22/04/2021, dua bulan setelah BP dan Senat dilantik. Yollanda, Sekertaris Umum (Sekum) BP mengatakan “Begini, untuk perumusan, dari BP tidak bisa terjun langsung ke UKM untuk menanyakan terkait kekurangan PPLK. Namun, di sini dalam perumusannya, Sekum BP dan Senat sudah saling berkoordinasi dan dari Senat sendiri sudah memberikan usulan-usulan mengenai kekurangan PPLK sebelumnya”. Penelusuran yang dilakukan dapat menyatakan bahwa, tidak semua UKM ditanyakan terkait perihal keluhan pada PPLK periode lama yang dilakukan oleh Senat.
Selain PPLK, juga terjadi masalah dalam sistem pengarsipan yang dilakukan oleh Komisi I BP KMUP dan Bidang I Senat KMUP. Beberapa kali file-file yang sudah UKM berikan, dinyatakan hilang dan mereka meminta file kembali. Gema Alpas pernah mengalami hal tersebut. Dikatakan, kami tidak menyerahkan file proposal kegiatan dan proposal dana program kerja padahal sudah diserahkan sebelumnya. Akhirnya, file ditemukan setelah beberapa hari kemudian.
Kebijakan Baru Senat dan BP
PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) yang diberlakukan sejak awal Juli menghambat pekerjaan beberapa UKM. Senat dan BP sebelumnya sudah membuat kebijakan yang ada di masa PSBB dengan pemberlakuan online dalam merevisi surat. Namun, di era PPKM sekarang, senat mengeluarkan Surat Edaran yang berisi kebijakan baru.
Surat Edaran No. 001/SE/Senat-KMUP/VII/2021 tentang Penyesuaian Kegiatan Organisasi Mahasiswa pada Masa PPKM pun disebarkan kepada seluruh ketua UKM. Namun, terjadi kontradiksi pada poin pertama yang berbunyi “Segala bentuk administrasi dilakukan secara daring untuk mengurangi kontak fisik” dan bunyi poin kedua “Seluruh berkas yang sudah disetujui oleh Sekertaris Umum, untuk pembubuhan tanda tangan dilakukan secara langsung (offline)”. Ricky, Ketua Senat KMUP menjelaskan hal ini adalah permintaan langsung dari Wakil Rektor III, Dr. Joko Hartanto, S.H.,M.Si. Namun, hal ini memberatkan salah satu UKM yang kami wawancara kemarin. Menurutnya, tidak ada solusi yang diberikan Senat, Ketua Bidang penaung, memberikan keterangan bahwa ini untuk kebutuhan penandatanganan saja, kampus pun masih dibuka dengan peraturan yang ketat, yang berkepentingan saja seperti penandatanganan. Ini sudah dipikirkan dan ini jalan terbaik, menurutnya.
Ketua Senat berargumen bahwa keputusan yang dilakukan sudah berkoordinasi langsung dengan Staff WR III. “Setelah mendapatkan info begitu. Saya tidak menanyakan alasannya kepada Staff WR III. Saya dapat info itu Sabtu. Senin saya bertemu dan menanyakan alasannya. Selasa SE nya terbit”, Ucap Ricky.
Sudah lebih dari seminggu surat edaran ini keluar, namun alih-alih menampung pendapat dan mencari jalan keluar, Bimo, Ketua BP hanya memberikan keterangan, “Gue sih kurang tau pasti ya. Karna kalo urusan birokrasi UKM, Senat yang atur. Baru abis itu Senat yang laporan ke kita. Senat sih ngasih tau WR III maunya tanda tangan basah. Besok gue tanya dulu ya dek”.
Menurut penjelasan yang diberikan oleh Ketua Senat, Senat mengadakan pertemuan dengan Pimpinan pada hari Senin. Pimpinan menjabarkan alasan terkait tanda tangan yang dilakukan secara langsung, namun alasan ini tidak sampai kepada ketua BP dikarenakan pertemuan antara BP dan Senat terjadi sebelum hari Senin. “Perihal alasannya Ketua BP sempat tanya ke saya, tapi pada saat itu saya juga belum tau jawabannya. Sehingga ketika saya sudah bertemu dan menanyakan alasan dengan WR III, Ketua BP juga merencanakan pertemuan dengan WR III”, ujar Ricky.
Tidak memungkinkan bagi Gema Alpas meminta pandangan langsung dari Rektorat saat ini, dikarenakan rumitnya alur birokrasi dan masa PPKM yang sedang berlangsung. Kebijakan baru juga dilakukan oleh Senat saat awal mereka menjabat.
Ricky Sinaga, selaku Ketua Senat terpilih melakukan sebuah kebijakan baru yaitu mengadakan Proposal Plotting Dana untuk memfilter program kerja UKM berdasarkan 5 indikator dari Senat. Hal ini diberlakukan karena adanya penurunan dana kemahasiswaan, karena kurangnya minat Mahasiswa Baru di Universitas Pancasila 2020/2021. Anggaran dana pada periode ini adalah Rp.656.100.000.,- mengalami penurunan sekitar Rp.80.000.000.,-.
Pemotongan dalam kebijakan baru sudah melalui indikator yang disepakati oleh Senat sendiri tanpa adanya campur tangan BP dan UKM. Dengan indikator yang ada Senat merasa ‘bisa’ untuk memotong anggaran UKM sehingga dapat memaksimalkan dana sebaik-baiknya. “Tingkat keberhasilannya itu diukur dari adanya proposal ini awalnya karna ada program-program yang tidak relate. Jadi untuk periode sekarang ini, bahwa program-program UKM ini sudah relate dan memiliki benefit dengan UKMnya. Yang kedua, kita berhasil untuk apa namanya paling tidak angka yang masuk yang kita terima dan kita ajukan ke BP itu sudah mendekati dana kemahasiswaan itu sendiri…” ujar Ricky, Ketua Senat KMUP.
Ricky juga menjelaskan, tingkat keberhasilan dari sistem belum 100%, hal ini dikarenakan masih baru diterapkan. Beberapa UKM menggunakan dana pribadi karena adanya proposal plottingan dana ini menghambat beberapa acara yang ada di UKM. Ricky mengatakan hasil dari plotingan dana ini nantinya akan dipertimbangkan oleh BP yang memiliki hak budgeting. Tiap-tiap UKM mendapatkan pemotongan yang berbeda, hal ini bukan karena kebutuhan tapi terikat dengan lima indikator yang sudah dirumuskan oleh Senat. “Bukan lebih kebutuhan sih ya, yang pertama gini ada lima indikator yang kita gunakan, pertama adalah penyerapan anggaran 100% UKM-UKM yang berhasil menyerap dana 100% di periode-periode sebelumnya, punya satu nilai lebih. Kemudian yang kedua adalah prestasi, ketiga inovasi, kemudian kebutuhan dan terakhir administrasi. Jadi, 5 indikator untuk menetukan nominal…”, ujar Ricky.
Pembahasan terkait indikator ini tidak dibahas bersama UKM. Ricky mengatakan, “Hal itu memang nggak ada ya, gak ada yang membicarakan tentang indikator dan sebagainya…”.
Pencapaian atau Kewajiban?
Sudah hampir dua tahun Covid-19 berada di Indonesia, perkuliahan pun masih dilakukan secara online. Kebijakan sudah dilakukan sejak Maret 2020, melonjaknya kasus Covid-19 pun menjadi sebabnya. Di masa pandemik seperti ini, beberapa orang mengalami masa kesulitan, PHK kantor, orang tua meninggal karna Covid-19 dan ada juga yang mengalami kesulitan dalam finansial.
Sejak Maret 2020, mahasiswa sudah mendapatkan pemotongan biaya yang diatur dalam Surat Edaran No.1951/R/UP/VII/2020. Namun pada Semester Genap 2020/2021, pemotongan tidak ada, maka dari itu, BP membuat kajian terkait. Hal ini dikatakan BP sebagai pencapaian yang bisa ditaruh di LMB Lembaga Universitas dan Fakultas.
Dalam Atus KMUP Pasal 12 tentang Tugas BP KMUP poin ketujuh berbunyi, “Memperjuangkan aspirasi mahasiswa/i terkait peninjauan kembali kebijakan akademik yang telah atau akan ditetapkan baik ditingkat Universitas maupun Fakultas agar menjamin keadilan serta manfaat untuk KMUP”.
Beberapa kali Ketua BP mengatakan hal ini merupakan pencapaian masing-masing Ketua Lembaga baik Fakultas maupun Universitas. Pada saat Rapim 17/04/2021, Pimpinan mengatakan bahwa pemotongan akan dilakukan sebesar Rp.600.000,00. Ternyata, masih ada dari pihak mahasiswa yang merasa kurang hingga akhirnya memicu adanya aksi demo pada 02/05/2021.
Demonstrasi yang dilakukan oleh beberapa fakultas di Universitas Pancasila, menjadi bukti bahwa BP belum mampu berdialog dengan baik bersama wakil rektor untuk menghasilkan kesepakatan berdasarkan kajian yang telah dibuatnya. Mahasiswa menuntut kejelasan dari pengurangan dana kuliah dan insentif pembelajaran daring, karena dalam Surat Edaran No.1951/R/UP/VII/2020 memunculkan ambiguitas. Mahasiswa juga meminta pemotongan lebih dari Rp.600.000,00 hal ini dikarenakan pada Semester Gasal 2020/2021 pemotongan sebesar Rp.750.000,00. Ibu Novi Yantih, M.Si.,Apt., Wakil Rektor II menjelaskan bahwa pengurangan biaya kuliah dan insentif kuota merupakan hal yang sama. Jika menimbulkan ambiguitas itu merupakan kesalahan redaksional yang dilakukan pihak rektorat dalam penulisan Surat Edaran tersebut. Terkait hal ini, pihak rektorat mengeluarkan Surat Klarifikasi tentang Kesalahan Redaksional pada 05/05/2021. Beliau juga menjelaskan, pemotongan bisa sampai Rp.750.000,00 karena adanya kekurangan pemotongan pada semester genap 2019/2020, sejumlah Rp.150.000,00. Jadi, jumlah pemotongan yang diberikan oleh kampus sebanyak Rp.1.200.000,00.
“Sebenarnya udah ga heran sih sama pola pikir BP dan Senat, yang pada umumnya udah merasa berhasil dengan sesuatu. Padahal, masalahnya belum selesai. Padahal itu udah kewajiban mereka dan mereka sendiri yang mau buat memiliki kewajiban tersebut. Tapi, selalu hasil kerja baru setengah, langsung ‘bangga’ dengan yang mereka perbuat”, ucap salah satu Mahasiswa UP.
Harmonisasi KMUP
Keluarga Mahasiswa Universitas Pancasila merupakan sistem organisasi yang diterapkan di Universitas Pancasila. Hal ini dikarenakan sempat vakumnya kelembagaan terkait, memicu hilangnya arah kelembagaan KMUP sendiri. Adanya hal ini merupakan pemicu ketidakselarasan dalam roda organisasi dalam tingkat Universitas maupun Fakultas.
Penyelarasan Atum Atus dan atau AD/ART kepada 7 Lembaga Fakultas dan UKM menjadi obrolan hangat akhir-akhir ini. Penyelarasan ini sudah dibicarakan sejak periode Senat dan BP 2019/2020, kajian yang ada dan digunakan oleh BP periode ini merupakan hasil pemikiran dari BP tahun lalu.
Dalam kajian yang dibuat tahun lalu, seharusnya, menurut rencana pada 2021, adalah sosialisasi konsep, pembentukan tim, penyusunan program kajian Atum Atus KMUP dan hasil program legislasi. Namun, hingga bulan keenam mereka menjabat, pembuatan tim legislasi dan penyusunan rancangan ini belum terelasasikan. “Secara konsep memang sudah terancang tapi kita gakmau miskonsepsi dengan periode sebelumnya, makanya kita masih ngobrolin soal ini. Sejauh berjalan dan berusaha lebih cepat lagi si”, ujar Satrio selaku Ketua Komisi I BP. Cepat ini dimaksudkan dalam segi apa ya?
Pada kajian tertulis, penyelarasan ini untuk 7 Lembaga Fakultas dan UKM, namun pada Rapat Koordinasi tanggal 28/06/2021 pihak UKM tidak diundang karena konsep yang dibicarakan saat rapat adalah MBKM atau program Kampus Merdeka dan hanya membahas sekilas terkait Harmonisasi, jelas Satrio. Ia juga menambahkan alasan untuk yang berhak mengajak Rapat Koordinasi terkait hal ini kepada UKM adalah Senat, jadi hal tersebut bukan tanggung jawab dari BP sendiri.
Berkali-kali BP mengatakan bahwa penyusunan Atum Atus ini masih terus menerus di-godok. Menurut penuturan salah satu anggota Senat, Senat akan mundur di bulan September. Gimana dengan BP? Jika memang turun di September, lantas bagaimana dengan ‘penyelarasan’ KMUP ini?
Nasib UKM Basket: Manis di Awal, Ghosting di akhir
Ruangan adalah satu hal penting untuk sebuah UKM sendiri, pentingnya ruangan ini dapat digunakan untuk menyimpang barang-barang dan rapat. Dari 21 UKM yang berada di UP, terdapat satu yang hingga kini belum memiliki ruang sekretariat yaitu UKM Basket. Pada periode awal, Senat dan BP KMUP pernah menjanjikan memberi ruangan untuk UKM Basket. Terkait pembangunannya telah dibicarakan dengan Kepala Biro Administrasi Umum dan Warek III dan mendapat respon positif. Tapi untuk kelanjutannya masih harus dipantau. UKM Basket sendiri sudah ada sejak tahun 2016, dalam arti sudah 5 tahun mereka tidak memiliki ruangan.
Namun alih-alih fokus yang tertuju kepada Basket, Bidang 4 Senat KMUP memiliki rencana untuk membangun Koperasi PKM. Hal ini menjadi kontradiksi dengan apa yang dikatakan oleh Ketua Senat dan BP pada awal periode. William, Ketua Bidang IV Senat mengatakan bahwa fokus Senat adalah kesejahteraan UKM Universitas, karena hal ini menjadi tanggung jawab Senat sebagai badan organik.
“Tapi paling karna UKM gua doang yang belom ada ruangan, ini masih kurang keliatan progresnya aja sih haha”, tutur Yandy selaku Ketua UKM Basket KMUP.
Hingga saat ini belum ada kabar baik terkait penambahan ruang untuk UKM Basket. Pada awal periode mengatakan ingin mengusahakan, namun kini lepas tangan. Kabid IV Senat menjanjikan keputusan di Agustus ini, “Solusi paling concern di periode selanjutnya, dan saya telat lulus akan menekankan kepada Ketua Senat selanjutnya dan akan turut serta membantu Kabid IV untuk mengawal harapan ini“, tuturnya.
Pengabdian Mahasiswa ke Desa
Pengabdian mahasiswa ke desa merupakan implementasi dari Tridharma Perguruan Tinggi yang ketiga ini. Acara ini dinamakan Pengabdan Masyarakat atau disingkat dengan Pengmas. Pada awalnya, Pengmas 2018 adalah pengembangan dari Pancasila Peduli untuk program kerja pengabdian masyarkat, dan tidak menitiktekankan untuk tetap di daerah Gobang. Perubahan terjadi pada 2019, desa Gobang ini dijadikan “desa binaan” karena sudah menyusun rencana strategis untuk 4 tahun kedepannya. Dan inilah yang menjadi alasan untuk Nyoman Mahendra, Kepala Bidang III melakukan kegiatan lanjutan di desa Gobang.
Dalam rencana strategis (renstra) yang ada pada 2019 ada beberapa indikator yang dibangun, seperti perbaikan jalan dan pembangunan Gedung Serba Guna. Namun, perubahan renstra terjadi pada tahun ini dikarenakan tidak terlaksananya rencana pada 2020. Maka, dilakukan evaluasi terkait Pengmas tahun 2019. Pengmas 2021 ini akan mengangkat konsep dan fokus utama yang bebeda dari tahun lalu, yaitu tindak marketing terhadap penjualan gula aren yang ada di Desa Gobang. Di tahun ini juga akan dibuat kembali Kelompok Studi untuk merancang kegiatan yang dilakukan Pengmas selanjutnya.
Di tahun 2019, kelompok studi dibentuk dengan tujuan untuk melakukan penelitian guna rancangan PM ke depannya. Namun, sangat disayangkan pengarsipan tahun lalu ‘terselip’. “…Kalau untuk dibilang data hasil tulisannya hilang, menurut gue gak bisa dikatakan hilang ya, karenakan datanya itu juga masih dalam proses pencarian dan menurut gue juga wajar sih kalau dalam tahap pencarian karena kegiatan ini kan udah setahun lebih gitu..”, jelas Kelphin Owen selaku Ketua Pelaksana Pengmas 2021. Lagi-lagi pengarsipan bermasalah.
Tujuan dari PM 2019 adalah, membawa dampak nyata, positif dan berkelanjutan. Dalam hal ini, perkembangan yang terlihat pada program Pancasila Mengabdi sejak 2018 adalah pembangunanya, untuk jalan yang sekarang sudah bagus dan serta lampunya. Lalu bagaimana dengan warga di sana? Apakah ada perubahan?
“Yang aku liat si belum ada perubahan yang signifikan si untuk warganya. Mungkin dari kitanya yang harus melakukan cara lain untuk pendekatan ke warga supaya apa yang kita berikan ke mereka dapat merubah pandangan hidup mereka sedikit-sedikit”, ujar Nyoman.
Kelanjutan terkait Gedung Serba Guna yang berada di Gobang pun katanya tidak jadi terealisasikan menurut Nyoman, hal ini terjadi karna kurang kuatnya tanahnya yang ada di Gobang untuk menompang gedung tersebut. “Ada tujuan bangun Gedung Serba Guna tapi tidak rampung karena masalah pertanahan”, tutur Nyoman. Ia juga mengatakan bahwa barang-barang atau alat untuk membangun sudah dibayar secara ‘lunas’ terbuang sia-sia. Apakah kekuatan tanah tidak menjadi pertimbangan dalam pembangunan?
Selain GSG, salah satu tim KS (kelompok studi) 2019 mengatakan bahwa tingkat sanitasi di Gobang sangat rendah, namun, hal ini tidak dibahas sama sekali. Menurutnya, air disana cukup bersih dan hanya bau karat. Tim KS 2019 mengatakan bahwa air PAM masih sulit didapatkan. “Aku belum merata pada saat itu ke RT 07, cuman rata-rata warga bilang untuk masalah kesehatan baik-baik aja”, kata Nyoman.
Putri, anggota KS tahun 2019, mengatakan, di sana ada penyakit kulit yang tersebar pada anak-anak. “….iya, untuk penyakit kulit masih ada ya, masih ada disana mungkin karna gue ga terlalu lebih banyak berkomunikasi ke warga sih lebih ke mana ke ibu–ibu , bapak–bapak disana, tapi kalo untuk penyakit kulit anak–anaknya ada gitu tapi gue memperhatikan secara sekilas”, jelas Owen. Kabid III Senat tidak mengetahui hal tersebut terjadi di target lokasi pengabdian.
PKKMB 2021
Sedangkan, program kerja PPKMB tahun ini mengusung konsep yang baru dirumuskan pada 30/07/2021. Ketua Pelaksana dipegang oleh pimpinan yaitu WR III dan konsep penuh dipengang oleh mahasiswa. KaKom I BP KMUP, sempat meminta salah satu mahasiwa FEB untuk menjadi Kapel pada PKKMB 2021. “dari tahun ke tahun, ketua pelaksana adalah pimpinan karena itu sudah ketentuan dari Kemendikbud”, ujar Nehemia.
Kabid V SeMa FIKom, mendapatkan informasi akan diadakan rapat bersama Senat pada senin 28/06/2021. Namun Ketua SeMa FF mengaku tidak diinfokan terkait rapat, “saya nggak diinfokan sih”, ujarnya.
Evaluasi yang didapat dari PKKMB adalah diharuskan menyalakan atu bahkan menaikan MC sebagai pematik dalam acara ini. Selengkapnya terlampir di Majalah Keempat kami.
Untuk program kerja lain, seperti Pancasila Fair dan Almet Cup, pihak lembaga menolak untuk diwawancarai.
Penulis : Tim Redaksi Gema Alpas
